Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам бюро учета персонала отдела кадров

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ В.В. Умников

"___"___________ 2013 г.

Должностная инструкция
ведущего специалиста по кадрам бюро учета персонала отдела кадров
ОАО "Компания"

1 Общие положения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает права, обязанности и ответственность ведущего специалиста по кадрам бюро учета персонала отдела кадров (далее ведущий специалист по кадрам) ОАО "Компания" (далее предприятие).

1.2 На должность ведущего специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

1.3 Ведущий специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику бюро учета персонала.

1.4 Назначение, перемещение и увольнение ведущего специалиста по кадрам производится приказом генерального директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

1.5 Ведущий специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

- действующим трудовым законодательством РФ;
- постановлениями государственных органов РФ;
- действующими нормативными и технологическими документами предприятия;
- Политикой предприятия в области качества;
- Положением об отделе кадров;
- "Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек";
- документацией системы менеджмента качества предприятия;
- приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
- указаниями, распоряжениями начальника отдела кадров;
- настоящей должностной инструкцией.

1.7 В случае временного отсутствия на основании распоряжения начальника отдела кадров обязанности ведущего специалиста по кадрам выполняет другой специалист отдела кадров с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.8 Дополнительно к распоряжениям начальника бюро учета персонала ведущий специалист по кадрам выполняет письменный и устные распоряжения начальника отдела кадров, заместителя начальника отдела кадров.

2 Должностные обязанности

2.1 Ведущий специалист по кадрам обязан:

2.1.1Вести учет личного состава в разрезе подразделений предприятия в соответствии с установленными унифицированными формами первичной учетной документации.

2.1.2 Оформлять перевод работников в соответствии с действующим законодательством РФ, унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров и на основании утвержденных на предприятии локальных нормативных документов и приказов генерального директора.

2.1.3 Вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.1.4 Заполнять, учитывать и обеспечивать сохранность трудовых книжек.

2.1.6 Подготавливать информацию о количественном и качественном составе работников, их ежедневном движении и вносить данную информацию в базу данных по персоналу.

2.1.7 Подготавливать и сдавать на хранение в архив документы по истечению установленных сроков хранения их в отделе кадров.

2.1.8 Вести учет предоставленных работникам предприятия отпусков, осуществлять контроль за своевременным составлением руководителями структурных подразделений графиков отпусков и надлежащим их исполнением.

2.1.9 Вести учет предоставленных работникам администрацией предприятия отпусков без сохранения заработной платы и отпусков в связи с рождением ребенка.

2.1.10 Оформлять документы на оплату труда работникам заводоуправления.

2.1.10 Обеспечивать сохранность служебных документов, печатей, штампов.

2.1.11 Подготавливать установленную отчетность по персоналу.

2.1.12 Контролировать своевременное представление в установленном порядке табеля учета рабочего времени работников заводоуправления.

2.1.13 Участвовать в подготовке необходимых материалов для проведения процедуры оценки персонала, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.1.14 Знать документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы, соблюдать ее требования.

2.1.15 Соблюдать установленные на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка.

2.1.16 Не разглашать персональные данные работников предприятия.

2.1.17 Постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности

3 Профессиональные требования

3.1 Специалист по кадрам должен знать:

- трудовое, пенсионное законодательство Российской Федерации;

- законодательные и нормативные акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала, персонифицированному учету в системе государственного пенсионного страхования;

- структуру и штаты предприятия;

- профиль, специализацию предприятия;

- наименование профессий рабочих и должностей служащих;

- порядок подсчета общего и непрерывного стажа работы;

- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с персоналом, его движением;

- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

- организацию табельного учета;

- методы учета движения кадров;

- порядок составления установленной отчетности;

- рабочие программы, инструкции, макеты, руководящие материалы по обработке информации, формы первичных и исходящих документов, порядок их внесения и отражения в базе данных по персоналу;

- действующие на предприятии формы и системы оплаты труда;

- основы делопроизводства;

- правила и нормы охраны труда и техники безопасности;

- стандарты предприятия и другие нормативные документы в рамках системы менеджмента качества;

- Политику предприятия в области качества.

4 Права

4.1 Специалист по кадрам имеет право:

- вносить предложения по улучшению работы с кадрами;

- принимать участие в разработке плановых мероприятий по работе с кадрами и использованию работников на предприятии;

- получать информацию, необходимую для исполнения установленных настоящей должностной инструкцией обязанностей;

- вносить предложения по усовершенствованию действующих учетных форм и первичных документов;

- использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

Начальник отдела кадров взаимодействует:

5.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- получения документов на оформление отпусков, графиков отпусков; документов для оформления переводов, табелей учета рабочего времени;

- представления документов на оформление отпусков.

5.2. С расчетным бюро бухгалтерии по вопросам:

- представления документов на оплату труда работников заводоуправления; документов на оплату отпусков; документов на перевод.

5.3 С административным отделом по вопросам:

- получения копий приказов, распоряжений;

6 Ответственность

6.1 Ведущий специалист по кадрам в установленном законами РФ порядке несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

- нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников предприятия;

- несвоевременное предоставление информации вышестоящим руководителям и другим функционально связанным с ним работникам предприятия;

- нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил техники безопасности, охраны труда и пожарной безопасности.

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Согласовано:

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев