Образец МИ Порядок и организация работы вспомогательного производства

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2014 г.

Методическая инструкция
ПОРЯДОК И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ПРОИЗВОДСТВА
ОАО "Компания"

Содержание
1 Назначение (цель)
2 Область применения (сфера действия)
3 Определения, термины, сокращения, символы
4 Компетенция
5 Описание методики
6 Указания и примечания
7 Сопутствующие документы
8 Порядок внесения изменений
9 Распределение (рассылка) методической инструкции
10 Приложение А: "Символы"
11 Приложение Б: "Планирование и управление отгрузкой продукции"
13 Приложение В: "Состав информации, передаваемой в отдел оперативного планирования для целей оперативного планирования"
14 Приложение Г: "Заявка"
12 Приложение Д: "Подготовка информации для целей планирования производства"
15 Приложение Е: "Распоряжение на отгрузку"
16 Приложение Ж: "Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону"
17 Приложение И: "Просроченные заявки"
18 Приложение К: "Неисполненные заявки"
23 Приложение Л: "План корректирующих мероприятий по устранению несоответствий в работе отдела оперативного планирования"
21 Приложение М: "План производства"
20 Приложение Н: "Текущие остатки для выписки распоряжений"
19 Приложение П: "Отчёт для формирования дозаказа"
22 Приложение Р: "Текущие сроки принятия заказов по группам загрузки оборудования"
24 Приложение С: "Справка о подаче мелко и среднетоннажных контейнеров"
25 Приложение Т: "Справка о подаче крупнотоннажных контейнеров"
26 Приложение У: "Справка о подаче транспортных средств"
27 Приложение Ф: "Справка по остаткам денежных средств на железной дороге"
28 Приложение Х: "Справка о продукции, переданной заводом электромашин на склад готовой продук-ции"
29 Приложение Ц: "Справка о продукции завода электромашин, отгруженной со склада готовой продукции"
30 Приложение Ч: "Численность основных рабочих и отработанное время за предыдущий месяц"
31 Приложение Ш: "Справка о НЗП и нераскрое"
32 Приложение Щ: "Остатки готовой продукции на удалённых складах"
33 Лист регистрации изменений

1 Назначение

1.1 Данная методическая инструкция устанавливает порядок работы вспомогательного производства
1.2 Целью методической инструкции является полное (в соответствии с поданными заявками) удовлетворение требований заказчиков (подразделений ОАО "Компания") в соответствии с заявкой.

2 Область применения

2.1 Данная методическая инструкция действительна для всех подразделений ОАО "Компания".

3 Определения, термины, сокращения, символы

3.1 Настоящая методическая инструкция содержит следующие сокращения и обозначения:
Прилож. - приложение;
СЗ - служебная записка;
Ед.изм. - единица измерения;
ОГЭ - отдел главного энергетика;
ОГМ - отдел главного механика;
МЕХ. - механические работы;
ЭЛ. - электрические работы;
САНТ. - сантехнические работы;
ВЕНТ. - работы по вентиляции;
ПЭО - планово-экономический отдел;
ПО - программное обеспечение;
НЗП - незавершённое производство;
ЗЭМ - завод электромашин;
ТМЦ - товарно-материальные ценности.
3.2 В настоящей методической инструкции применяются следующие термины:
Заказчик - подразделение, заказывающее продукцию или услугу вспомогательного производства ОАО "Компания".
"Занарядка" - процесс распределения готовой продукции, сданной на склад, по заявкам клиентов, требующих удовлетворения;
Портфель заказов - совокупность заказов, которыми располагает завод на данную дату или на определенный период.
Нераскрой - остатки конструкционного сырья и материалов.
3.3 Символы, используемые в данной методической инструкции, приведены в приложении А.

4 Компетенция

4.1 Ответственные исполнители указаны в приложении Б.
4.2 Ответственные исполнители при выполнении работ имеют право:
4.2.1 запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений информацию и документы, не-обходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
4.2.2 требовать от всех подразделений предприятия, необходимую информацию для выполнения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
4.3 Требования к квалификации, уровню общих и специальных знаний, а также полномочия при выполнении своих функций ответственных исполнителей указаны в должностных инструкциях.
4.4 Ответственность за программное обеспечение (разработка, корректировка, проверка) несет начальник отдела информационных технологий.
4.5 Состав информации, передаваемой в отдел оперативного планирования приведен в приложении В.

5 Описание методики (процедуры)

5.1 Настоящая методическая инструкция разработана в соответствии с международным стандартом ISO 9001:2000 и СТП СМК 4-001-2003 "Методические инструкции. Общие требования".
5.2 В процессе работы для целей планирования используется программное обеспечение "Система управления предприятием "Компания".
5.3 Процедура работы вспомогательного производства рассмотрена в приложении Б.
5.4 Представитель подразделения (начальники участков), желающего получить услугу вспомогательного подразделения оформляет служебную записку по форме, приведенной в приложении Г.
Порядок заполнения служебной записки:
5.4.1. в графе "цех-заказчик" пишется номер подразделения -заказчика;
5.4.2. в графе "исходящий номер" ставится порядковый номер СЗ заказчика, для этого необходимо завести журнал учета заказов;
5.4.3. в графу " дата" заносится дата составления СЗ;
5.4.4. в графе "шифр затрат цеха-заказчика" указывается шифр затрат работы, продукции, услуги, заказываемой по СЗ, на СЗ для цеха №6 указывается дополнительно вид выполняемой работы (мех., эл., сант., вент.,);
5.4.5. в графе "наименование продукции (работ, услуг)" пишется наименование продукции (работ, услуг) на которую оформляется СЗ;
5.4.6. в графу "ед.изм." заносится единица измерения заказывае мой продукции (работы, услуги);
5.4.7. в графе "кол-во" указывается количество заказываемой продукции (работы, услуги);
5.4.8. в графе "срок выполнения" заказчик ставит желаемую дату исполнения заказа;
5.4.9. служебная записка визируется руководителем подразделения, оформляющего СЗ;
5.4.10. в строке "включить в план работы цеха № ___" указывается номер цеха-исполнителя данного заказа. Эту строку заполняет ОГЭ или ОГМ, в зависимости от вида заказываемых работ;
5.4.11. строку "присвоить регистрационный номер заказа ___" заполняет секретарь, которая будет вести сквозной учет всех заказов в "журнале регистрации СЗ" и присваивать им регистрационные номера.
К служебной записке предъявляются следующие требования:
5.4.1 СЗ должна быть оформлена по форме 021, данной в приложении Г настоящей методической инструкции;
5.4.2 СЗ должна быть составлена в четырех экземплярах (заказчику, исполнителю, ПЭО, ОГЭ или ОГМ( в зависимости от вида заказываемых работ));
5.4.3 заявка должна быть оформлена заказчиком путем внесения информации по заявке в базу данных программного обеспечения, используемого на предприятии, и последующей распечатки на принтере;
5.4.4 информация в распечатанной заявке должна полностью соответствовать информации в базе данных программного обеспечения, используемого на предприятии;
5.4.5 в заявке не допускаются исправления, сделанные от руки;
5.4.6 заявка должна быть подписана заказчиком (начальник участка, мастер), оформляющим заявку, и завизирована руководителем подразделения или лицом его заменяющим.
5.5 Проверку заявки на целесообразность и возможность выполнения по цеху №6 (механические, механо-сборочные, электрические, вентиляционные и сантехнические работы) делает главный инженер, по цеху №4 (изготовление и емонт спецоснастки и специнструмента) делает главный технолог, по цеху №8 (столярные, строительные работы) - заместитель генерального директора по общим вопросам. Заявка проверяется на соответствие требованиям, предъ-являемым к заявке в п. 5.4. Все заявки, поступившие в течение рабочего дня, должны быть проверены до 10ч. 00м. рабочего дня, следующего за днем поступления заявки.
5.6 Проверенные заявки регистрируются в приемной директора по экономике и главного инженера в "Журнале регистрации заказов вспомогательного производства" секретарем. Регистрационный номер является сквозным для всех заявок, поступивших в работу. Формат журнала приведен в приложении Д.
5.7 Зарегистрированные заявки передаются секретарем в ОГЭ, ОГМ, ОГТ в зависимости от вида заказываемой продукции (работ, услуг). Заявки используются для разработки чертежа и формирования плана работ вспомогательного производства на следующий месяц. Алгоритм формирования плана производства приведён в приложении Д.
5.7.1 Формируется портфель заказов для каждого вспомогательного цеха на основании зарегистрированных заявок. Для цеха №6 по механическим и механо-сборочным работам портфель заказов формирует ОГМ, по электрическим, сантехническим и вентиляционным работам портфель заказов формирует ОГЭ. Для цеха №4 портфель заказов формирует ОГТ. Для цеха №8 - заместитель генерального директора по общим вопросам. Анализ портфеля заказов сформированного для вспомогательного производ-ства производится по группам загрузки оборудования, трудоемкости выполняемых работ и сроков выполнения. По каждой группе производится сравнительный анализ имеющегося объема заказов по отношению к оптимальному уровню загрузки производства на данный момент времени и делается вывод, требуется ли дополнение к первоначальному плану для загрузки производства или нет. Данный этап выполняется еженедельно.
5.7.2 Срочные заказы с подтверждением главных специалистов ("срочно") в портфель заказов не включаются, а передаются в цех-исполнитель.
5.7.3 Дозаказ на склад формируется таким образом, чтобы имеющийся портфель заказов в сумме с дозаказом и ожидаемыми свободными остатками на конец месяца были сопоставимы по объемам с прогнозируемой реализацией планируемого месяца и оптимальными объемами загрузки производства. Дозаказ вносится в автоматизированную систему управления предприятием в виде заявки на склад. Данный этап выполняется еженедельно.
5.7.4 Всему портфелю заказов и дозаказу в автоматизированной системе управления предприятием присваивается признак формируемого плана: планируемый месяц и год, по которому данные записи базы данных можно будет сформировать в отчет.
5.7.5 Если объем имеющихся для вспомогательного производства заказов превышает максимальный уровень загрузки обору-дования, то портфель заказов для производства имеет различные сроки изготовления, в зависимости от которых заказы можно интерпретировать как заказ планируемого месяца или следующего за ним. В результате выполнения этапа выделяются группа заказов для формирования текущего плана производства, а также плана следующего за планируемым месяца. Данный этап выполняется еженедельно.
5.7.6 Выделенной для формирования текущего плана части портфеля заказов в автоматизированной системе управления предприятием присваивается признак текущего плана: планируемый месяц и год, по которому данные записи базы данных можно будет сформировать в отчет. Данный этап выполняется еженедельно.
5.7.7 Выделенной части портфеля заказов для формирования плана, следующего за планируемым месяцем, присваивается признак плана: месяц и год, по которому данные записи базы данных можно будет сформировать в отчет. Данный этап выполняется еженедельно.
5.7.8 По сформированным базам плана текущего и последующего месяца производится уточнение срока изготовления всех набранных заказов, и в базу данных для набора следующих заявок выставляются сроки изготовления на двухдневный объем заказов. Данный этап выполняется еженедельно.
5.7.9 По базе текущего плана строится отчет установленной формы. Данный этап выполняется еженедельно.
5.6 С целью согласования плана производства с заинтересованными лицами необходимо завизировать план производства у указанных лиц. Заинтересованными лицами являются следующие:
- коммерческий директор;
- заместитель генерального директора по производству;
- главный технолог;
- первый заместитель генерального директора;
Заинтересованные лица могут вносить свои замечания в план.
5.7 Заявки (срочные и плановые) и чертеж передаются в цех-исполнитель для составления плановой калькуляции, форма приведена в приложении Е.
5.8 Плановая калькуляция составляется экономистом цеха-исполнителя.
Порядок заполнения плановой калькуляции;
5.7.1. в графе "заказ № ____" ставится регистрационный номер заказа;
5.7.2. в графе "код материала" ставится номенклатурный номер материала из базы данных складского учета;
5.7.3. в строке "материалы" перечисляются основные материалы на выполнение заказа в соответствии с чертежом на указанный в заказе вид продукции (работ, услуг);
5.7.4. в графе "ед.изм." указывается единица измерения материа-ла;
5.7.5. в графе "кол-во" пишется количество основных материалов на выполнение заказа, рассчитанное по нормам для механических и механосборочных работ технологом цеха-исполнителя, для электрических, сантехнических и вентиляционных работ инжене-ром ОГЭ, для инструментальных - технологом ОГТ(?);
5.7.6. в графе "цена" ставится учетная цена на основные материалы в рублях;
5.7.7. в графе "сумма" рассчитывается стоимость материалов на заказ путем перемножения количества материалов на учетную цену;
5.7.8. в строке "заработная плата основная производственная" ставится заработная плата основных рабочих в графе "сумма", рассчитанная нормировщиком цеха-исполнителя по нормам в соответствии с чертежом;
5.7.9. в строку "отчисления от заработной платы основной производственной" заносятся отчисления, рассчитанные экономистом цеха-исполнителя как 37,1% от заработной платы основных рабочих;
5.7.10. в строку "общепроизводственные (цеховые) расходы" заносятся общепроизводственные расходы, рассчитанные экономистом цеха-исполнителя, плановым процентом от заработной платы основных рабочих. Плановый процент устанавливается ПЭО в начале планируемого периода (года), исходя из плановых затрат цеха;
5.7.11. по строке "всего затрат" суммируются все затраты на заказ (материалы, зарплата, отчисления от зарплаты, общепроизводственные расходы)
5.7.12 в строке "стоимость заказа______" указывается стоимость заказанной продукции (работы, услуги), согласованная между заказчиком и исполнителем. Эта стоимость может не совпадать с полными затратами на выполнение заказа.
5.7.13. в строке "срок выполнения заказа______" пишется срок выполнения заказа, согласованный между заказчиком и ОГМ, ОГЭ, ОГТ, в зависимости от вида заказываемых работ;
5.7.14. плановую калькуляцию визирует руководители заказчика и исполнителя и начальник ПЭО.
5.9 Заказы, стоимость которых не согласована с заказчиком, возвращаются из цеха-исполнителя в приемную директора по экономике и главного инженера секретарю. Секретарь делает запись в "Журнале регистрации заказов вспомогательного производства" в графе "Особые примечания" "снять заказ" и передает в ОГМ, ОГТ, ОГЭ для исключения из плана производства.
5.10 План производства, завизированный генеральным директором, должен быть доведен до сведения подразделений, имеющих непосредственное отношение к процессу производства. Для этого копия плана производства, передается руководителям следующих подразделений:
5.10.1 отдел материально-технического снабжения и комплектации;
5.10.2 завод электродвигателей единой серии;
5.10.3 завод крановых и рольганговых электродвигателей;
5.10.4 технический отдел;
5.10.5 планово-экономический отдел;
5.10.6 отдел технического контроля;
5.10.7 отдел организации и оплаты труда;
Лицо, получившее копию плана производства, ставит свою роспись в журнале регистрации.
5.11 Производство продукции описано в технологических процессах и нормативно-технологической документации.
5.12 Сдача готовой продукции на склады описана в нормативно-технической документации участка отгрузки готовой продукции и производственных цехов.
5.13 Готовая продукция, сданная на склад, должна быть распределена экономистом отдела оперативного планирования и начальником бюро отгрузки отдела оперативного планирования по клиентам в соответствии с поступившими в отдел оперативного планирования заявками. "Занарядка" готовой продукции осуществляется еже-дневно по итогам сдачи продукции за предыдущий рабочий день. Для этого необходимо сделать выборку в базе данных продукции, принятой на склад за предыдущий рабочий день, и выписать в распоряжения на отгрузку (при отгрузке продукции по железной дороге) и накладные на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону (при отгрузке продукции путем выборки со склада) эту продукцию с указанием номера заявки. Форма вышеуказанных документов приведены в приложении Е (распоряжение на от-грузку) и Ж (накладная на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону). Вся продукция, сданная в предыдущий рабочий день, должна быть "занаряжена" в течение текущего рабочего дня.
5.14 После окончания "занарядки" продукции необходимо распечатать новые и изменившиеся старые накладные и распоряжения. Данные документы необходимы для формирования транзитных норм отгрузки готовой продукции. Накладные и распоряжения должны храниться до момента принятия решения об отгрузки продукции. Для хранения накладных и распоряжений предусматриваются папки в количестве, равном количеству бюро продаж отдела сбыта. Накладные и распоряжения хранятся в папках соответствующих бюро в отделе оперативного планирования. На папке должно быть написано наименование бюро, год, дата начала ведения документов в папке.
5.15 На основе накладных и распоряжений необходимо скомплектовать транзитные единицы (вагоны, контейнера). Продукция, предназначенная для погрузки в транзитную единицу, должна соответствовать по количеству и номенклатуре нормам загрузки, утверждённым главным технологом, соответствующих транзитных единиц.
5.16 На скомплектованные транзитные единицы должны быть оформлены отгрузочные документы. При отгрузке ж.д. транспортом - распоряжение на отгрузку и товарная накладная (приложение Е). При отгрузке продукции путем выборки со склада - накладная на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону и товарная накладная (приложение Ж). Количество экземпляров указанных документов определяется главным бухгалтером и доводится до сведения отдела оперативного планирования в виде служебной записки. Изменения количества экземпляров производится главным бухгалтером по мере необходимости о чём он (главный бухгалтер) сообщает в отдел оперативного планирования в виде служебной записки.
5.17 После распечатки отгрузочных документов их необходимо завизировать в следующих инстанциях:
5.17.1 экономист отдела сбыта ставит свою подпись;
5.17.2 коммерческий директор ставит разрешающую подпись;
5.17.3 финансовый отдел проставит разрешающую визу (печать и подпись).
5.18 Отгрузка готовой продукции осуществляется участком отгрузки готовой продукции в соответствии с нормативно-технической документацией.
5.19 После отгрузки готовой продукции клиенту отгрузочные документы (при отгрузке продукции железнодорожным транспортом - распоряжение на отгрузку; при отгрузке продукции путём выборки продукции со склада - накладная на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону) в одном экземпляре передаются в отдел оперативного планирования сотрудниками участка отгрузки, ответственными за передачу документов. На документах, возвращаемых с участка отгрузки, должны иметься пометки об отгрузке: дата отгрузки и подпись лица, ответственного за отгрузку.
5.20 После отгрузки продукции осуществляется анализ результатов работы отдела оперативного планирования за месяц. Для этой цели экономисту отдела оперативного планирования необходимо сформировать отчёты о выполнении заявок:
- просроченные заявки (приложение И);
- неисполненные заявки (приложение К).
Данные отчеты содержат информацию неисполненных заявках клиентов, в том числе срок исполнения которых уже истёк. Указанные отчёты анализируются начальником отдела оперативного планирования с точки зрения наличия несоответствий в работе отдела, приведших к появлению заявок с истёкшим сроком исполнения и неукомплектованных транзитных норм. После анализа начальник отдела оперативного планирования отчитывается пе-ред коммерческим директором о результативности работы отдела.
5.21 В случае выявления несоответствий в работе отдела оперативного планирования начальник отдела определяет причины и разрабатывает план корректирующих мероприятий, нацеленных на устранение выявленных причин (приложение Л).
5.22 Начальник отдела оперативного планирования передаёт план корректирующих мероприятий лицам, ответственным за выполнение указанных мероприятий, которые обязаны в указанные в плане сроки осуществить данные мероприятия. После осуществ-ления мероприятий ответственные лица пишут отчёт в произвольной форме и передают его начальнику отдела оперативного пла-нирования.
5.23 Контроль выполнения плана корректирующих мероприятий осуществляется начальником отдела оперативного планирования на основании письменных отчётов лиц, ответственных за выполнение корректирующих мероприятий. В случае неудовлетворительного выполнения мероприятий лицом, ответственным за их выполнение, начальник отдела оперативного планирования анализирует причины невыполнения мероприятий. По результатам анализа начальником отдела оперативного планирования могут быть внесены изменения в план корректирующих мероприятий. После этого начальник отдела оперативного планирования отчитывается перед коммерческим директором о результативности работы отдела.
5.24 Отчёт о результативности работы отдела оперативного планирования оформляется начальником отдела в письменном виде. Периодичность и форма данного отчета определяется коммерческим директором и доводится до сведения начальника отдела оперативного планирования в устном или письменном виде.
5.25 Хранение записей по данной процедуре осуществляется в соответствии со структурно-функциональной схемой управления записями о качестве. Защиту и архивирование информации в электронном виде осуществляют программисты отдела информационных технологий.
5.26 К конфиденциальной информации относятся следующие отче-ты:
5.26.1 отгрузка готовой продукции;
5.26.2 подача и отгрузка контейнеров.
5.27 Для своевременного и надлежащего выполнения работ в отделе оперативного планирования необходимы следующие материальные ресурсы:
5.27.1 сотрудники (штатное расписание отдела оперативного планирования);
5.27.2 персональный компьютер для каждого работника;
5.27.3 один лазерный принтер на каждый кабинет;
5.27.4 телефонный аппарат и телефонный номер местной АТС для каждого работника;
5.27.5 канцелярские товары;
5.27.6 программное обеспечение (обеспечивается силами программистов отдела информационных технологий);
5.27.7 ресурсы, необходимые для успешного функционирования отдела сбыта, участка отгрузки готовой продукции у других служб, участвующих в данной процедуре, определены нормативно-технической документацией по этим подраз-делениям.
5.28 Для получения необходимых материальных ресурсов подается заявка в соответствующие подразделения предприятия не позднее 25 числа каждого месяца. После приобретения материальных ресурсов необходимо их получить по требованию-накладной.

6 Указания и примечания

6.1 В настоящей методике использованы ссылки на следующие нормативные документы:
6.1.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качество. Требования"
6.1.2 нормы отгрузки электромашин, выпускаемых ОАО "Компания", в контейнерах;
6.1.3 СТП СМК 4-001-2003 "Методические инструкции. Общие требования";
6.1.4 Положение об отделе оперативного планирования;
6.1.5 должностная инструкция начальника отдела оперативного планирования;
6.1.6 должностная инструкция заместителя начальника отдела оперативного планирования;
6.1.7 должностная инструкция начальника бюро отгрузки отдела оперативного планирования;
6.1.8 должностная инструкция экономиста отдела оперативного планирования;

7 Сопутствующие документы

7.1 Документы, предусмотренные данной методической инструкцией:

1 распоряжение на отгрузку
2 накладная на отпуск ТМЦ на сторону
3 товарная накладная
4 план производства
5 справка по отгрузке
6 справка о подаче контейнеров
7 справка об остатках готовой продукции на складе
8 заявка

8 Порядок внесения изменений

8.1 Изменения в настоящую методическую инструкцию вносятся в соответствии СТП СМК 4-001-2003 "Методические инструкции. Общие требования".

9 Распределение (рассылка) методической инструкции

9.1 Ответственным за рассылку настоящей методической инструкции является управление контроля качества.
9.2 Настоящая методическая инструкция рассылается в следующие подразделения:
9.2.1 Отдел оперативного планирования;
9.2.2 отдел сбыта;
9.2.3 транспортно-складское управление;
9.2.4 завод электромашин.

Коммерческий директор

Начальник ООП

Согласовано:

Зам. генерального директора по качеству

Главный технолог

Заместитель генерального директора по производству

Начальник отдела информационных технологий

Зам. начальника ОТК по сертификации

Начальник юридического отдела