Положение положение об административном отделе

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2013 г.

Положение
об административном отделе
ОАО "Компания"

1. Общие положения

1.1 1.1 Полное наименование подразделения - административный отдел является самостоятельным структурным подразделением ОАО "Компания" (далее предприятие).

1.2 Административный отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

1.3 Административный отдел возглавляет начальник административного отдела.

1.4 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора - директору по общим вопросам.

1.5 Административный отдел обеспечивает:
- своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
- контроль исполнения документов и их оформления;
- работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

1.6 В процессе производственной деятельности административный отдел сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.

1.7 Административный отдел в процессе своей деятельности руководствуется:
- законодательством РФ;
- постановлениями государственных органов РФ;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- Политикой предприятия в области качества, документацией системы ме-неджмента качества предприятия;
- настоящим Положением.

2 Цель

2.1 Обеспечение результативного функционирования делопроизводства предприятия, направленное на полное удовлетворение требований по-требителей.

3 Функции и задачи

3.1 Основными задачами административного отдела предприятия являются:
- организация результативного функционирования делопроизводства;
- оперативно-организационное обслуживание руководства.

3.2 В целях реализации указанных задач административный отдел выполняет следующие функции:

- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
- осуществляет контроль исполнения документов и их оформления;
- организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов те-кущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение;
- обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия;
- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации;
- разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности отдела;
- обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
- проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
- осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам предприятия, руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, документирование деятельности совещательных органов предприятия, оперативно-организационное обслуживание руководства;
- контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководи-телям предприятия;
- осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
- осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
- выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4 Внутренняя структура

4.1 Штатную численность административного отдела утверждает генеральный директор.

4.2 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
- референт генерального директора;
- помощник генерального директора;
- секретарь руководителя;
- пресс-секретарь;
- редактор;
- специалист по работе с документами;
- архивариус.

5 Права

Административный отдел имеет право:

5.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

5.2 Возвращать исполнителям документы и требовать доработки докумен-тов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

5.3 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.4 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению до-кументационного обеспечения деятельности предприятия, совершенство-ванию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1 Из всех подразделений предприятия, сторонних организаций административный отдел:

- получает проекты документов и другую документацию предприятия и сторонних организаций на подпись или рассмотрение руководителями предприятия;

- передает документы предприятия и сторонних организаций после рассмотрения и принятия ре-шения руководителями предприятия.

6.2 Из отдела кадров административный отдел:

- получает графики на обучение персонала, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, положение об административном отделе;

- передает заявки по подбору персонала, заявки на обучение персонала, табель учета рабочего времени, график отпусков.

6.3 Из планово-экономического отдела административный отдел:

- получает штатное расписание, организационную структуру административного отдела;

- передает предложения по премированию работников.

7 Ответственность начальника административного отдела

7.1 Всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение разработано в соответствии с:
8.1.1 Требованиями МИ СМК 5-001.
8.1.2 Действующей на предприятии организационной структурой управ-ления.
8.1.3 Штатным расписанием административного отдела.

8.2 В настоящее Положение имеет право вносить предложения об его изме-нении заместитель генерального директора - директор по общим вопро-сам, начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения заместителем генерального директора предприятия - директором по общим вопросам.

8.4 Срок действия настоящего Положения - 5 лет.

Начальник административного отдела А. Администраторов

Согласовано:

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Начальник отдела менеджмента качества В.В. Васильев

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев