Должностная инструкция начальника административного отдела
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ В.В. Умников
"___"___________ 2013 г.
Должностная инструкция
начальника административного отдела
ОАО "Компания"
1 Общие положения
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника административного отдела ОАО "Компания" (далее предприятие).
1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требо-ваний к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.
1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.
1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
- референт генерального директора;
- помощник генерального директора;
- секретарь руководителя;
- пресс-секретарь;
- редактор;
- специалист по работе с документами;
- архивариус;
- инструктор по спорту.
1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.
1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
- приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями
его заместителей;
- инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- установленными на предприятии нормами и правилами;
- Политикой предприятия в области качества, документацией системы
менеджмента качества предприятия;
- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
- положением об административном отделе.
2 Должностные обязанности
Начальник административного отдела
2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.
2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.
2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.
2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.
2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.
2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.
2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.
3 Профессиональные требования
Начальник административного отдела должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
- единую государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия;
- организацию делопроизводства на предприятии;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- документы менеджмента качества.
4 Права
Начальник административного отдела имеет право:
4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.
4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
5 Служебные взаимоотношения
5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.
6 Ответственность
6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в
установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Начальник административного отдела А.А. Админов
Согласовано:
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев
Советуем посмотреть также:
- Все документы по теме «Должностные инструкции »
- Должностная инструкция старшего контрольного мастера отдела технического контроля
- Должностная инструкция инженера по качеству отдела технического контроля
- Должностная инструкция заместителя начальника отдела технического контроля - начальника испытательных станций
- Должностная инструкция начальника отдела технического контроля
- Должностная инструкция начальника литейного цеха
- Должностная инструкция начальника цеха изготовления машин
- Должностная инструкция начальника производственного цеха
- Должностная инструкция ведущего экономиста инструментального цеха
- Должностная инструкция диспетчера инструментального цеха
- Должностная инструкция мастера механосборочного цеха
- Должностная инструкция специалиста по связям с общественностью