Стандарт предприятия. Методические инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2014 г.

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

Методические инструкции

Общие требования

Экземпляр № ____________

ОАО "Компания"

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

Методические инструкции

Общие требования

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО "Компания" от " " 20__ г. №

3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

Содержание

1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Определения и сокращения
4 Общие положения
5 Порядок разработки и введение в действие МИ
6 Требования к оформлению и содержанию МИ
7 Учет, внесение изменений, использование МИ
8 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований МИ
9 Порядок внесения изменений
Приложение А Форма приказа о введении в действие СТП
Приложение Б Форма журнала регистрации МИ
Приложение В Форма первой страницы титульного листа
Приложение Г Форма второй страницы методической инструкции
Приложение Д Форма листа регистрации изменений
Приложение Е Форма страниц методической инструкции
Приложение Ж Форма последней страницы методической инструкции
Приложение И Извещение об изменении
Приложение К Форма журнала ознакомления с приказами и распоряжениями

Лист регистрации изменений

1 Область применения
1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к содержанию методических инструкций (МИ) системы менеджмента качества (СМК), порядку их разработки, анализу, утверждению и актуализации, отмене и утилизации.
1.2 Стандарт обязателен для всех подразделений ОАО "Компания", в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки
2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:
ISO 9000:2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь"
ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования"
ISO/TR 10013:2001 "Рекомендации по документированию систем менеджмента качества"

3 Определения и сокращения
3.1 Определения:
Стандарт предприятия - нормативный документ по стандартизации, содержащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, утвержденный руководителем организации;
Заинтересованное подразделение - структурная единица предприя-тия, деятельность которой имеет отражение в рамках данной документированной.
Методическая инструкция - это документ, содержащий методику, правила, порядок, рекомендации, требования к разработке, составлению конкретного вида документов.
3.2 Сокращения:
СМК - система менеджмента качества;
СТП - стандарт предприятия;
МИ - методические инструкции;
ОАО - открытое акционерное общество;
ОТК - отдел технического контроля.

4 Общие положения
4.1 МИ разрабатывают отделы и службы, владеющие методикой, отвечающие за конкретные виды документов, контролирующие наличие и актуальность этих документов.
4.2 МИ корректируются при необходимости по обоснованному предложению сотрудников предприятия, по результатам внутренних аудитов СМК и по предложениям внешних аудиторов.
4.3 МИ должны быть написаны ясным, понятным языком и быть удобными в использовании персоналом.

5 Порядок разработки и введение в действие МИ
5.1 Необходимость разработки МИ СМК определяют руководители служб, отделов (4.2) совместно с отделом технического контроля.
5.2 Разработка проекта МИ.
Служба-разработчик методической инструкции:
- разрабатывает проект МИ, передает его на ознакомление в ОТК и другие заинтересованные подразделения;
- корректирует проект МИ с учетом полученных замечаний и предложений и составляет окончательную редакцию;
- согласовывает окончательную редакцию МИ со всеми участвующими в процедуре подразделениями;
- передает документ на утверждение генеральному директору.
5.3 Введение в действие МИ.
5.3.1 После утверждения МИ, служба-разработчик передает согласованный и утвержденный документ в ОТК вместе с электронной копией для учета и хранения.
5.3.2 Проект документа (МИ) хранится у ответственного за ведение документации СМК службы-разработчика 3 года.
5.3.3 Отдел технического контроля готовит приказ (Приложение А) о введении в действие МИ СМК (в этом же приказе устанавливается дата введения в действие МИ) и, при необходимости, план мероприятий по его внедрению (совместно со службами-разработчиками).

6 Требования к оформлению и содержанию МИ
6.1 Структура МИ СМК.
Методическая инструкция включает следующие структурные элементы:
- титульный лист;
- наименование (заголовок);
- предисловие;
- содержание;
- область применения и сфера действия;
- нормативные ссылки;
- определения, обозначения и сокращения;
- общие положения;
- порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения методической инструкции;
- порядок построения, изложения и оформления методической инструкции;
- учет, внесение изменений и использование методической инструкции;
- ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований методической инструкции;
- приложения;
- лист регистрации изменений.
6.2 Первую страницу титульного листа методической инструкции оформляют в соответствии с Приложением В;
На второй странице помещают "Предисловие" (Приложение Г).
6.3 "Наименование" (заголовок).
6.3.1 "Наименование" методической инструкции должно четко указывать вид документа.
6.3.2 В "Наименовании" методической инструкции не допускается применять сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы.
6.3.3 Заголовок методической инструкции печатается прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 16, межстрочный интервал полуторный.
6.4 "Предисловие".
6.4.1 Слово "Предисловие" записывают с прописной буквы посередине страницы;
6.4.2 Сведения, приводимые в "Предисловии", нумеруют арабскими цифрами и располагают в последовательности, указанной в Приложении Г.
6.5 "Содержание".
6.5.1 "Содержание" включает в себя порядковые номера и наименования разделов:
- область применения и сфера действия;
- нормативные ссылки;
- определения, обозначения и сокращения;
- общие положения;
- порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения методической инструкции;
- порядок построения, изложения и оформления методической инструкции;
- учет, внесение изменений и использование методической инструкции;
- ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований методической инструкции;
- приложения;
- лист регистрации изменений.
Приложения и лист регистрации изменений не нумеруются.
6.5.2 "Содержание" в методической инструкции размещают после "Предисловия", начиная с новой страницы.
6.5.3 Слово "Содержание" записывают посередине страницы с прописной буквы, выделяя полужирным шрифтом.
6.6 "Область применения и сфера действия".
6.6.1 Структурный элемент "Область применения и сфера действия" приводят для определения области распространения и, при необходимости, уточнения объекта стандартизации, размещают на первой странице методической инструкции и нумеруют единицей (1);
6.6.2 При уточнении области применения применяют следующую фор-мулировку: "Настоящая методическая инструкция обязательна для…".
6.7 "Нормативные ссылки".
6.7.1 Структурный элемент "Нормативные ссылки" содержит обозначения документов, на которые даны ссылки в тексте МИ СМК, и полное их наименование.
6.7.2 Перечень ссылочных документов начинают со слов: "В настоящей методической инструкции использованы ссылки на следующие докумен-ты:…".
6.8 "Определения, обозначения и сокращения".
Структурный элемент "Определения, обозначения и сокращения" содержит определения, необходимые для уточнения и расшифровки терминов и перечень обозначений и сокращений, применяемых в данной методической инструкции.
6.9 "Общие положения".
Структурный элемент "Общие положения" включает в себя:
- цель объекта документирования;
- задачи, решение которых обеспечивает достижение поставленной це-ли;
- другие сведения, которые носят общий информационный характер.
6.10 "Порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения методической инструкции".
Этот структурный элемент описывает: кто разрабатывает, с кем согласовывает, кто утверждает, как внедряется методическая инструкция.
6.11 "Порядок построения, изложения и оформления методической инструкции".
Структурный элемент "Порядок построения, изложения и оформления" описывает требования к построению, изложения и оформления методической инструкции.
6.12 "Учет, внесение изменений и использование методической инструкции".
Этот структурный элемент описывает: кто учитывает МИ, кто и как вносит изменения, кто ответственен за ознакомление персонала с методической инструкцией.
6.13 "Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований методической инструкции".
Структурный элемент содержит перечень ответственных лиц за внед-рение и контроль соблюдения требований методической инструкции.
6.14 "Приложения".
6.13.1 В элементе "Приложения" приводят все формы ведения записей, необходимых для функционирования каждой конкретной методической инструкции. Каждому "Приложению" присваивают название и буквенное обозначение.
6.13.2 "Приложения" обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением Ё, З, О, Ч, Ь, Ы и Ъ). После слова "Приложения" следует буква, обозначающая его последовательность. Если в методической инструкции одно приложение, то оно обозначается "Приложение А". Если в методической инструкции приложений больше, чем букв русского алфавита, то далее они нумеруются арабскими цифрами: 1, 2 и т.д.
6.13.3 Должен быть определен статус "Приложения". Статус "Приложения" может быть:
- обязательным;
- рекомендуемым;
- справочным.
6.15 Лист регистрации изменений.
Лист регистрации изменений обязателен для всех методических ин-струкций и является последней страницей методической инструкции, оформляется в соответствии с Приложением Д.
6.16 Требования к изложению методической инструкции.
6.15.1 Текст методической инструкции делят на разделы. Разделы могут делиться на пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. После номера раздела, пункта, подпункта точку не ставят.
6.15.2 Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами.
6.15.3 Разделы должны иметь заголовки, которые печатаются с прописной буквы без точки в конце и не подчеркиваются. Заголовки выделяются полужирным шрифтом.
6.15.4 Внутри пунктов и подпунктов могут быть перечисления. Перед каждой позицией ставят дефис или строчную букву, после которой ставится скобка.
6.15.5 Формулы, за исключением формул, помещаемых в "Приложении", должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываются на уровне формулы справа в скобках. Одну формулу обозначают (1). Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках.
6.15.6 Примечания приводят в методической инструкции, если необходимы поясняющие или справочные данные и их помещают непосредственно после текста, к которому они относятся. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставят тире и его не нумеруют, если несколько - то их нумеруют арабскими цифрами.
6.15.7 Сноски используются в тех случаях, когда необходимо пояснить отдельные данные и их обозначают подстрочным знаком.
6.15.8 Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований и логически последовательным.
6.15.9 Первоначально формулируется деятельность, затем - кем она выполняется и сроки выполнения.
6.15.10 В документе не допускается:
- применение оборотов разговорной речи;
- применение синонимов;
- использование глаголов неопределенной формы.
6.17 Требования к оформлению страниц.
6.16.1 При односторонней печати нумерацию страниц проставляют в правом нижнем углу арабскими цифрами.
6.16.2 Страницы, на которых размещены "Предисловие", "Содержание", нумеруют римскими цифрами, начиная с титульного листа. На титульном листе номер страницы "I" не проставляется.
6.16.3 Общая форма страниц стандарта представлена в Приложении Е. Для текстовой части МИ используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал полуторный.
6.16.4 Текстовую часть методической инструкции завершает лист подписей, который оформляется в соответствии с Приложением Ж.
6.18 Требования к обозначению методической инструкции.
Обозначение методической инструкции состоит из индекса МИ СМК - методическая инструкция, система менеджмента качества, далее номер, соот-ветствующий разделу ISO 9001:2008 и, через тире, присваиваемый ОТК регистрационный номер МИ, далее через тире год введения в действие МИ.
Пример: МИ СМК 4-001-2009 (4- номер, соответствующий разделу ISO 9001-2008; 001 - регистрационный номер МИ, 2009 - год введения в действие).
6.19 Требования к оформлению колонтитула.
Верхний колонтитул содержит три ячейки: в левой располагается то-варный знак ОАО "Сибэлектромотор"; в средней - в две строки "Методиче-ская инструкция ОАО "Компания"; в правой ячейке - в две строки обозначение методической инструкции и номер версии документа с начала существования СМК.
Нижний колонтитул содержит номер страницы (6.16.1, 6.16,2).

7 Учет, внесение изменений, использование МИ
7.1 Ведущий инженер по СМК ОТК регистрирует МИ в "Журнале регистрации МИ" (Приложение Б).
7.2 Рабочий экземпляр, утвержденной и введенной в действие МИ размещается на сервере предприятия по адресу: ________________и доступны только для чтения.
7.3 После печати рабочих экземпляров с сервера они автоматически становятся "Неучтенными копиями". На момент использования актуальность неучтенной копии должна быть установлена. Об актуальности свидетельствуют отсутствие записей или наличие идентичных записей в Листах регистрации изменений рабочей версии МИ и неучтенной копии.
7.4 Пересмотр и внесение изменений в МИ могут быть вызваны производственной необходимостью, существенными изменениями в технологии производства продукции, организационной структуре или по результатам аудитов. Внесение изменений в МИ, их актуализация осуществляется подразделением-разработчиком по инициативе руководства предприятия, заинтересованных подразделений или ОТК, при обязательном согласовании с подразделением-разработчиком, либо по инициативе подразделения-разработчика, с обязательным согласованием с руководителем предприятия, заинтересованными подразделениями, ОТК.
7.5 Внесение изменений в МИ производится заменой листов или введением новых дополнительных листов с обозначением на нем, что этот лист замененный , либо новый . Информацию об изменении МИ указывают в листе регистрации изменений, т.е. проставляется дата внесения последнего изменения, порядковый номер изменения, подпись лица вносившего изменение и регистрационный номер изменения.
7.6 При пересмотре и отмене МИ в новых МИ указывается, взамен каких они вводятся.
7.7 Внесение изменений происходит путем составления подразделением-разработчиком Извещения об изменении по форме из Приложения И. Извещения об изменении регистрируются ведущим инженером по СМК в "Журнале регистрации извещений об изменениях" и хранятся вместе с оригиналом стандарта.
7.8 Отмененные (аннулированные) оригиналы МИ, оставленные как информационный материал, хранятся в ОТК и имеют отметку об отмене (аннулировании). Аннулированные МИ хранятся в течение 2-х лет.
7.9 При пересмотре или изменении СТП ответственные за ведение документации СМК в подразделениях, на которые распространяется область применения СТП, по служебной записке уведомляются об этом, после чего обязаны оповестить персонал о введении нового СТП или изменении версии и способствовать тому, чтобы ознакомить персонал со стандартом предприятия и приказом о его введении в действие. Провести обучение (при необходимости, которую определяют руководители подразделений) по её выполнению на рабочем месте с записью в "Журнале ознакомления с приказами и распоряжениями по подразделению" (Приложение К).

8 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований МИ
8.1 Ответственность за внедрение и соблюдение требований данного стандарта возлагается на руководителей служб и отделов (4.2) ОАО "Компания".
8.2 Контроль соблюдения требований данного стандарта возлагается на зам.директора по качеству - начальника ОТК и ответственных за ведение документации по качеству подразделений предприятия.

9 Порядок внесения изменений
9.1 Процедура внесения изменений в СТП регламентируется настоящим стандартом.

Начальник ОТК

Ведущий инженер по СМК

Согласовано:

Представитель высшего руководства в области качества

Начальник юридического отдела