Стандарт предприятия. Управление закупками

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2014 г.

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

Управление закупками

Экземпляр № ____________

ОАО "Компания"

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества
ПОРЯДОК АНАЛИЗА ДОГОВОРОВ (КОНТРАКТОВ)

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом материально - технического снабжения и комплектации

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО "Компания" от " __" __________2015 г. № __

3.Требования СТП СМК ______________ г. соответствуют требованиям
стандарта ISO ____________.

Содержание

1.Область применения
2.Нормативные ссылки
3.Определения, сокращения, символы
4.Общие положения
5.Описание процедуры
6.Ответственность и полномочия
7.Сопутствующие документы
8.Порядок внесения изменений
Приложение А "Символы"
Приложение Б "Алгоритм управления закупками"
Приложение В "Форма бланка расчета закупаемых материалов"
Приложение Г "Форма бланка плана закупок материалов"
Приложение Д "Форма бланка изменения норм расхода"
Приложение Е "Форма бланка заявок на приобретение материалов"
Приложение Ж "Форма бланка реестра квалифицированных поставщиков"
Приложение И "Форма бланка акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика"
Приложение К "Форма бланка акта о приемке материалов"
Приложение Л "Форма бланка требования - накладной"
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия
1.1 Настоящий стандарт устанавливает порядок и содержание работ по обеспечению производства материальными ресурсами.
1.2 Стандарт обязателен для подразделений - участников процесса "Управление закупками": машиностроительного и вспомогательного производства, бюро производственного заказа, отдела технического контроля, бюро входного контроля, отдела технологического сопровождения, транспортно - складского управление, отдела материально - технического снабжения и комплектации, финансового отдела.

2 Нормативные ссылки
2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:
- ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования"
- "Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству" № П-6 от 15.06.1965г утвержденная Госарбитражем при Совете Министров СССР
- "Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству" № П-7 от 25.04.1966г утвержденная Госарбитражем при Совете Министров СССР

3 Определения, сокращения, символы
3.1 Определения:
Стандарт предприятия - нормативный документ по стандартизации, содержащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, утвержденный руководителем организации;
Поставщик - организация, поставляющая потребителю продукцию, а именно: сырьё, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, необходимые для выпускаемой им продукции;
Квалифицированный поставщик - поставщик, который подтвердил, (продемонстрировал) свои возможности выполнять все установленные требования на закупку соответствующей продукции;
Выбор поставщика - определение из всех квалифицированных поставщиков тех из них, возможности которых поставлять предприятию соответствующую продукцию наилучшим образом отвечали бы всем установленным в документации на закупку требованиям;
Оценка поставщика по качеству поставляемой им продукции - это совокупность мероприятий, включающих выбор показателей, характеризующих надёжность (способность) поставщика в обеспечении установленного качества поставок, определение значений этих показателей и отнесение поставщика к определенной категории по степени надёжности (квалификации), а также на основе их способности выполнять требования договора.
Покупатель - получатель продукции, поставляемой поставщиком;
Договор - письменное соглашение о взаимных обязательствах между поставщиком и покупателем;
Качество - степень соответствия присущих характеристик требованиям;
Несоответствие - невыполнения требования;
Предупреждающие действия - действия, предпринятые для устранения причин потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации;
Анализ - деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей;
Заказ на поставку - согласованный перечень продукции между поставщиком и потребителем на поставку;
3.2 Сокращения:
МИ - методическая инструкция;
СТП - стандарт предприятия;
ОТК - отдел технического контроля;
ОИТ - отдел информационных технологий;
СМК - система менеджмента качества;
ОАО - открытое акционерное общество;
ТМЦ - товаро-материальные ценности;
НТД - нормативно-техническая документация;
ОМТСиК - отдел материально - технического снабжения и комплектации
ПЭО- планово-экономический отдел;
КТЦ - конструкторско-технологический центр;
ЮО - юридический отдел;
БПЗ - бюро производственного заказа;
ПНБ - планово нормативное бюро;
БВК - бюро входного контроля;
ТСУ - транспортно - складское управление;
ФО - финансовый отдел.
3.3 Символы, используемые в алгоритме "Управление закупками" приведены в Приложении А.

4 Общие положения
4.1 Материально - техническое снабжение - это деятельность, направленная на обеспечение предприятия: его цехов, участков, рабочих мест - всеми видами основных и вспомогательных материалов, комплектующими изделиями, инструментом и другими средствами производства (далее "материалы") в необходимых объемах и требуемого качества (алгоритм приведен в Приложении Б).

5 Описание процедуры
5.1 Оценка потребности материалов.
5.1.1 ОМТСиК получает от ПЭО план производства и потребность в сырье и материалах для обеспечения этого плана на планируемый год. На основании этих данных планируется потребность в нормируемых материалах и планируется их приобретение.
5.1.2 Расчет потребности в материалах на текущий период (месяц) осуществляется на основании месячного плана производства, поступающего от БПЗ до 25 числа месяца, предшествующего планируемому, ответственным сотрудником ПЭО на основании норм (и изменений к нормам) расхода материалов, разработанных и утвержденных начальником КТЦ.
5.1.3 При определении потребности в закупаемых материалах учитывается их наличие на складах, в цехах (Приложение В), определяется ведущим инженером ОМТСиК (по соответствующей номенклатуре) и передается начальнику отдела для формирования плана закупок (Приложение Г).
5.1.4 КТЦ проводит работу по корректировке норм расхода материалов, связанных с изменением технологии и других организационно-технологических мероприятий и предоставляет в ПЭО извещения об изменении норм (Приложение Д). Эти изменения учитываются при расчете потребности в материалах на план производства.
5.1.5 Потребность в материалах, не зависящих непосредственно от объема выпуска продукции (плана производства) определяется на основании заявок, поступающих в ОМТСиК от подразделений предприятия (Приложение Е).
5.1.6 Заявка подается начальнику ОМТСиК, в ней указывается полное наименование материала, марка, типоразмер, ГОСТ, ТУ, количество, срочность исполнения. Ответственность за достоверность информации о заказываемых материалах несет руководитель структурного подразделения, подающего заявку. Срок подачи заявки на планируемый месяц - не позднее 25 числа текущего месяца. Начальник ОМТСиК проверяет заявку на правильность оформления, определяет необходимость приобретения указанного в ней материала, устанавливает срок исполнения, присваивает регистрационный номер, после чего передает заместителю начальника ОМТСиК.
5.1.7 Все входящие заявки проверяются заместителем начальника ОМТСиК и распределяются по соответствующим бюро для исполнения.
5.1.8 В случае неправильного оформления заявки (не указан ГОСТ, ТУ, типоразмер, количество и другие данные, необходимые для работы) заявка возвращается в структурное подразделение на доработку.
5.1.9 Начальник отдела формирует план закупок (Приложение Г), учитывая потребность на план производства и потребность в ненормируемых материалах.
5.1.10 План закупок включает в себя наименование материалов, их стоимость, и утверждается коммерческим директором.
5.2 Оценка и выбор поставщиков.
5.2.1 Процесс "Управление закупками" включает в себя оценку и выбор поставщиков на основе их способности поставлять материалы в соответствии с требованиями.
5.2.2 Для выбора поставщиков определены следующие критерии:
- качество заказываемых материалов (наличие сертификата на материалы, сертификата СМК);
- цена;
- удалённость поставщика (стоимость транспортных расходов);
- надежность поставщика (выполнение договорных обязательств);
- длительность работы поставщика на рынке;
- длительность хозяйственных связей с ОАО "Компания"
5.2.3 Работой по выбору поставщиков руководят ведущие инженеры ОМТСиК. Для сбора информации о поставщиках, потенциальных поставщиках используются реклама, переписка, выставки, интернет.
При выборе поставщиков предпочтение отдаётся тем поставщикам, которые внесены в реестр квалифицированных поставщиков (Приложение Ж).
5.2.4 Наряду с известными поставщиками ведется постоянный поиск новых (потенциальных) поставщиков и производится оценка их возможностей обеспечить выполнение требований по качеству, объемам и срокам поставки и составляется список (реестр) всех поставщиков, в составлении и анализе которого участвуют ведущие инженеры, начальники бюро. Координатором данной деятельности является начальник ОМТСиК. Общий список постав-щиков обновляется не менее одного раза в год и составляется в произвольной форме.
5.2.5 Информация о требованиях, предъявляемых к закупаемым материалам, доводится до сведения поставщиков на стадии согласования договоров (контрактов) на поставку. Эта информация может быть доведена путем обмена письмами, дополнениями и приложениями к договорам, спецификациями.
5.2.6 Требования к закупаемым материалам должны содержать:
- характеристику материала (ссылку на НТД, описание материала, дополни-тельные требования)
- требования о наличии соответствующих сертификатов;
- требования к упаковке;
- требования к транспортированию.
Эти требования до их сообщения поставщику подтверждаются при анализе договоров. Лица, участвующие в анализе договоров и процедура оформления этих требований определены в СТП СМК ______.
5.2.7.Для оценки поставщиков определены следующие критерии:
- способность поставщика выполнять все требования, предъявляемые к закупаемым материалам (выполнение договорных обязательств в соответствии с СТП СМК __________);
- наличие у поставщика сертификата СМК, сертификата на материалы;
В оценке поставщиков участвуют ОМТСиК, ОТК, КТЦ. На основании анализа договоров, данных ОТК начальник ОМТСиК составляет единый реестр квалифицированных поставщиков, который утверждается коммерческим директором (Приложение Ж).
5.2.8.При оценке поставщики делятся на следующие категории:
- "Отличный" - это поставщик, имеющий сертификат СМК, выполняющий все требования, предусмотренные договором.
- "Хороший" - это поставщик, допускающий отдельные отклонения от требований, предусмотренных договором, но эти требования не влияют на качество выпускаемой продукции.
- "Удовлетворительный" поставщик - это поставщик, допускающий неоднократные нарушения договорных обязательств, влияющих на выполнение производственного плана и влекущих дополнительные материальные затраты.
- "Плохой" - поставщик не выполняющий договорных обязательств.
5.2.9 Реестр квалифицированных поставщиков подлежит обновлению не менее одного раза в год.
5.3 Осуществление закупок.
5.3.1 Выбранному поставщику отправляется письмо (заявка), в котором указаны все требования к продукции и запрашивается договор на поставку (если такового нет или это новый для предприятия поставщик). Возможна работа без договора, если в письме согласованы все требования и условия поставки (при условии последующей оплаты). Ответственность за поставку продукции несет ведущий инженер ОМТСиК. Начальник бюро организует работу по переписке и заключению договоров на поставку соответствую-щей продукции. Порядок оформления договоров определен в СТП СМК _________.
5.3.2 Поставка закупаемой продукции производится на основании договоров или писем и согласно требований и условий, оговоренных в них.
5.3.3 Организация закупок комплектующих изделий с предоставлением оснастки собственного изготовления во временное пользование осуществляется согласно СТП СМК _____"Порядок изготовления, сдачи, приемки, эксплуатации, ремонта и списания технологической оснастки и инструмента собственного изготовления".
5.3.4 При невозможности закупить материал в соответствии с конструкторско-технологической документацией ОМТСиК согласует с отделом технологического сопровождения возможность закупа его аналога или замены на новый материал, ранее не использовавшийся в производстве с оформлением разрешения на временное использование. Ответственность за предоставление информации о материалах (в т.ч. новых), возможных поставщиках, несет начальник отдела технологического сопровождения.
5.3.5 КТЦ представляет данные для проведения работ по запуску в производство новых изделий и для приобретения новых материалов, ранее не использовавшихся в производстве и обеспечивающих более прогрессивные технологии. Эти данные должны включать наименование материалов, необходимое количество (нормы расхода), требования к упаковке, сведения о поставщиках и другие необходимые сведения. Срок подачи заявки - не позднее 45 дней до предполагаемого срока проведения работ.
5.3.6 Приемку, разгрузку и хранение материалов осуществляет кладовщик ТСУ. Приемка по количеству производится кладовщиком согласно Инструкции № П-6 от 15.06.1965г. и в соответствии с СТП СМК _____, по качеству работником ОТК (входной контроль), кладовщиком ТСУ согласно Инструкции №П-7 от 25.04.1966г, утвержденным Госарбитражем при Совете Министров СССР и в соответствии с СТП СМК ______.
5.3.7 Разгрузка поступивших материалов и средств производства осуществляется в течение 24 часов грузчиками ТСУ в присутствии кладовщика ТСУ на заранее определенную площадку (или склад).
Кладовщик ТСУ производит внешний осмотр целостности упаковки, наличия и целостности пломбы. На основании накладной (ж/д, товарной, товаро-транспортной), описи, упаковочного листа, ярлыков производит пересчет, перевес, замер поступившего материала.
5.3.8 Поступившие на склад материалы должны иметь сопроводительную документацию:
- 5.3.9 При поступлении материалов (ж.д. транспортом, а/транспортом) во внеурочное время (выходные дни ,вечернее или ночное время) лицо, доставившее этот груз передает его под охрану службе безопасности предприятия, которая несет ответственность за его сохранность до выгрузки на склады ТСУ.
доставленные железнодорожным транспортом - железнодорожную накладную, сертификат качества, описи, упаковочные ярлыки;
- доставленные автотранспортом - товаротранспортную накладную (накладную), сертификат качества, описи, упаковочные ярлыки (предостав-ляет перевозчик);
При отсутствии указанных документов или некоторых из них груз принимается комиссией с составлением акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика (Приложение И). Комиссия создается приказом генерального директора. В состав комиссии входят представители общественности, утвержденные решением профсоюзного комитета, кладовщик и работник ОМТСиК, отвечающий за поставку данного материала. Результаты приемки доводятся до сведения поставщика работником ОМТСиК (отвечающим за поставку данного материала) и им же запрашиваются отсутствующие документы. Порядок и сроки приемки материалов определен Инструкцией № П-6,СТП СМК ____.
5.3.10 При обнаружении недостачи кладовщиком ТСУ материал принимается комиссией (согласно п.5.3.9), составляется акт (Приложение К) и вызывается представитель поставщика в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству № П-6 ,СТП СМК ___.
Акт составляется в трех экземплярах :
- первый отправляется поставщику (ответственный за отправку ведущий инженер ОМТСиК);
- второй передается в ОМТСиК для дальнейшей работы с поставщиком;
- третий остается у кладовщика ТСУ.
Ответственным за составление акта является кладовщик, за вызов предста-вителя поставщика - работник ОМТСиК, отвечающий за поставку данного материала.
5.3.11 Разгруженные материалы и средства производства должны складироваться и храниться на специально для них отведенных площадках таким образом, чтобы их погрузка и разгрузка были удобны и безопасны, а также сохранена их пригодность. Ответственность за сохранность материалов на складе несет кладовщик.
5.3.12. Ответственность за организацию работ по приемке, складированию, хранению и отпуску материалов в подразделения предприятия несет начальник складского хозяйства ТСУ.
5.4 Входной контроль.
5.4.1 Входной контроль проводится в соответствии с СТП СМК _____"Входной контроль" с целью проверки соответствия закупаемых материалов установленным требованиям.
5.5 Анализ закупок.
5.5.1 Включает следующую деятельность:
- анализ обеспеченности плана производства необходимыми материалами (потребность на план и фактическая выдача со склада). Организует и контролирует данную работу ведущий инженер ОМТС по соответствующей группе;
- входной контроль поступающих грузов - БВК;
- работу с поставщиками несоответствующей продукции (СТП СМК _______). Ответственным за эту работу является ведущий инженер ОМТС;
- подготовку документов на оплату. Ответственным за подготовку документов является ведущий инженер, отвечающий за поставку материала, контролирует эту работу начальник ОМТСиК;
- контроль за выполнением планируемого уровня затрат (бюджет). Ответственным является начальник ОМТСиК;
5.5.2 Критериями результативности процесса "Управление закупками" являются:
- своевременность поставки материалов для выполнения плана производства;
- стабильность качества закупаемых материалов , их соответствие установленным нормативным требованиям ТУ, ГОСТ;
- своевременность оформления документов на оплату за материалы;
- выполнение планируемого уровня затрат (бюджет).
5.6 Порядок предъявления претензий в случае нарушения поставщиками дого-ворных обязательств определен СТМ СМК ________.

6 Ответственность и полномочия
6.1 Ответственность за надлежащее выполнение задач и функций возложенных на отдел несет начальник ОМТСиК.
6.2 Обязанности и права начальника ОМТСиК, заместителя начальника ОМТСиК, начальника планово-нормативного бюро, начальников бюро ОМТСиК, ведущих инженеров изложены в их должностных инструкциях и в Положении об ОМТСиК.

7 Сопутствующие документы
7.1. СТП СМК "Порядок анализа договоров (контрактов)".
7.2. СТП СМК "Технологическое обеспечение производства. Порядок изготовления, сдачи, списания технологической оснастки и инструмента собственного изготовления".
7.3. СТП СМК "Приемка хранение материалов на складах и выдача их в производство".
7.4. СТП СМК "Входной контроль".
7.5. План закупок. Хранится в ОМТСиК в течение 1 года.
7.6. Реестр квалифицированных поставщиков. Хранится в ОМТСиК в течение 1 года.
7.7. Нормы расхода, изменения к нормам расхода. Срок хранения не ограничен, место хранения - ОМТСиК.
7.8. Заявки на приобретение материалов. Хранятся в ОМТСиК в течение 1 года.
7.9. Расчет закупаемых материалов. Хранится в ПЭО в течение 1 года.
7.10. Акты о приемке товаров , поступивших без счета поставщика. . Хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет.
7.11. Акты о приемке материалов №7. Хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет.
7.12. Требование-накладная. Хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет.

Порядок внесения изменений
8.1 Процедура внесения изменений в данный стандарт регламентируется
МИ СМК 4-001.

Коммерческий директор

Начальник ОМТСиК

Согласовано:

Ведущий инженер по СМК

Начальник юридического отдела