Стандарт предприятия. Внутренний аудит

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2014 г.

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

Внутренний аудит

Экземпляр № ____________

ОАО "Компания"

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО "Компания" от " " 20__ г. №

3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

Содержание

1. Область применения и сфера действия
2. Нормативные ссылки
3. Определения и сокращения
4. Общие положения
5. Описание процедуры внутреннего аудита
6. Ответственность и полномочия
7. Сопутствующие документы
8. Порядок внесения изменений
Приложение А Требования к квалификации, опыту и личным качествам
аудиторов
Приложение Б Ответственность и обязанности старшего аудитора
и аудиторов
Приложение В Форма программы проведения внутренних аудитов
Приложение Г Форма плана аудита
Приложение Д Форма опросного листа
Приложение Е Форма отчета о проведении внутреннего аудита
Приложение Ж Форма журнала регистрации отчетов по внутреннему аудиту
Приложение И Форма плана корректирующих / предупреждающих дей-ствий
Приложение К Форма докладной записки о невыполнении корректирую-щих действий
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия
1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к организации и проведению внутренних аудитов системы менеджмента качества.
1.2 Настоящий стандарт распространяется на все предприятие в рамках системы менеджмента качества ОАО "Компания".

2 Нормативные ссылки
2.1 В настоящем стандарте предприятия учтены требования следующих документов:
- ISO 9000:2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь".
- ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования".
- ISO 19011:2002 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента".

3 Определения и сокращения
3.1 Определения:
- аудит (проверка) (далее - аудит): систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита;

Примечание 1. Внутренние аудиты, называемые "аудитами первой стороны", проводит для внутренних целей сама организация или от ее имени. Результаты внутреннего аудита могут служить основанием для декларации о соответствии. Независимость при аудите демонстрируют отсутствием ответственности за деятельность, которая подвергается аудиту.

Примечание 2. Внешние аудиты включают аудиты, называемые "аудитами второй стороны" и "аудитами третьей стороны". Аудиты второй стороны проводят стороны, заинтересованные в деятельности организации, например потребители или другие лица от их имени. Аудиты третьей стороны проводят внешние независимые организации, которые проводят сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям ISO 9001:2008.

- критерии аудита: совокупность политики, процедур или требований;
Примечание. Критерии аудита используют для сопоставления с ними свидетельств аудита.

- свидетельства аудита: записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены;
Примечание. Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными.

- выводы (наблюдения) аудита (далее - выводы аудита): результат оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита;
Примечание. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

- заключение по результатам аудита: выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита;

- аудитор (эксперт) (далее - аудитор): лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита;

- аудиторская группа (комиссия) (далее - аудиторская группа): один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами;
Примечания 1. Одного из аудиторов в аудиторской группе, как правило, назначают руководителем группы.
Примечание 2. Аудиторская группа может включать стажеров.

- программа аудита: совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели;
Примечание. Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов.

- план аудита: описание деятельности и мероприятий по проведению аудита;

- область аудита: содержание и границы аудита;
Примечание. Область аудита обычно включает местонахождение, органи-зационную структуру, виды деятельности и процессов, а также охватываемый период времени.

- компетентность: проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки.

3.2 Сокращения:
ОАО - открытое акционерное общество;
СМК - система менеджмента качества;
МИ - методическая инструкция;
СТП - стандарт предприятия;
НД - нормативная документация;
ВП - внутренняя проверка (внутренний аудит системы менеджмента каче-ства);
ОТК - отдел технического контроля.

4 Общие положения
4.1 Целью внутреннего аудита является оценка сильных и слабых сторон СМК предприятия.
4.2 Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой предприятие может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.
К принципам проведения аудита относят:
4.2.1 Этичность поведения - основа профессионализма.
Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность;
4.2.2 Беспристрастность - обязательство представлять правдивые и точные отчеты.
Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемым подразделением отражают в отчетах (актах);
4.2.3 Профессиональная осмотрительность - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.
Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны проверяемых и других заинтересованных сторон. Важным фактором является необходимая компетентность;
4.2.4 Независимость - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.
Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов. Аудиторы сохраняют объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита;
4.2.5 Подход, основанный на свидетельстве, - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.
Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита.
4.3 Для достижения целей внутреннего аудита должны выполняться следующие задачи:
- подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;
- анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
- подтверждение корректирующих действий;
- оценка функционирующей СМК;
- определение путей дальнейшего совершенствования СМК.
4.4 Основаниями для проведения внутренних проверок являются:
- программа внутренних аудитов;
- изменение целей ОАО;
- оценка эффективности мероприятий;
- неблагоприятные результаты предыдущего аудита;
- проблемы с качеством;
- претензии потребителей;
- изменения в технологии изготовления продукции;
- инициативные предложения структурных подразделений;
- введение переработанной или вновь разработанной документации СМК;
- организационные изменения структуры ОАО;
- совершенствования производственных процессов;
- совершенствования процедур и, соответственно, документов СМК, вызванные либо внутренними, либо внешними причинами;
- подготовка к испытаниям и сертификации продукции.
4.5 Входными данными при планировании внутреннего аудита (проверки) являются:
- анализ деятельности подразделений в СМК по результатам внутренних аудитов;
- требования документации СМК предприятия;
- внедрение новых процессов на предприятии;
- компетентность аудиторов.

4.6 Выходные данные:
- отчет о внутреннем аудите (проверке).
4.7 Внутренний аудит СМК ОАО "Компания" проводят прошедшие обучение методам проведения аудита и назначенные приказом генерального директора специалисты предприятия.
4.8 Главным аудитором является представитель высшего руководства в области качества (директор по технологии и качеству).
4.9 При определении численности и состава группы учитывается следующее:
- область и продолжительность аудита;
- компетентность членов группы в проверяемой области;
- независимость членов группы от деятельности, которая должна прове-ряться.
4.9.1 Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены в Приложении А.
4.9.2 Обязанности и ответственность аудиторов приведены в Приложении Б.

5 Описание процедуры внутреннего аудита
5.1 Процедура "Внутренний аудит" состоит из следующих последовательных этапов:
- планирование внутреннего аудита;
- подготовка к проведению внутреннего аудита;
- проведение внутреннего аудита "на месте";
- составление отчета по внутреннему аудиту;
- разработка корректирующих действий;
- контроль реализации корректирующих действий;
- анализ результатов внутреннего аудита.
5.2 Планирование внутреннего аудита:
5.2.1 Программа аудита на год составляется ведущим инженером по СМК.
5.2.2 Программа аудита утверждается генеральным директором.
5.2.3 Программа аудита оставляется по форме (Приложение В).
5.2.4 Программа аудита составляется с учетом того, чтобы не менее одного раза в год были проверены все описанные в "Руководстве по качеству" процессы СМК.
5.2.5 Программа внутреннего аудита должен содержать:
- критерии аудита и ссылочные документы СМК;
- область аудита, включая структурные единицы, процессы и деятельность, которые будут проверяться;
- время проведения аудита (месяц);
- состав группы по внутреннему аудиту и старшего аудитора (руководителя группы);
- отметку о выполнении с указанием фактической даты проведения.
5.3 Подготовка к проведению внутреннего аудита.
5.3.1 Подготовка к проведению внутреннего аудита включает в себя:
- составление плана (маршрута) аудита (при необходимости) (Приложение Г);
- распределение работ в группе;
- анализ документов, на соответствие которым должен проводиться аудит, а также любых других документов, относящихся к предмету аудита;
- составление опросного листа (вопросника) (Приложение Д);
- уведомление руководителя проверяемого подразделения.
5.3.2 Старший аудитор (руководитель группы), уведомляет руководителя проверяемого подразделения или процесса о предстоящем аудите не позднее, чем за 24 часа до начала проверки (в устной или письменной форме). Цель предварительного уведомления: согласование даты, времени и продолжительности аудита.
5.4 Проведение внутреннего аудита "на месте".
Проведение внутреннего аудита "на месте" состоит из последовательных этапов:
- проведение предварительного совещания с руководителем проверяемого подразделения, процесса;
- аудит "на месте";
- проведение заключительного совещания.
5.4.1 Предварительное совещание проводит старший аудитор. На совещании необходимо:
- представить членов группы;
- обозначить область и критерии аудита;
- сообщить о способах отчетности;
- определить участников в проведении аудита от проверяемого подразделения.
5.4.2 Аудит "на месте". В ходе проверки каждому аудитору должны быть представлены необходимые информация и данные, которые позволят сделать обоснованные выводы. Сбор данных проводится путем опроса персонала, анализа документов и наблюдений за деятельностью. Информация фиксируется в опросном листе (Приложение Д). На основе анализа полученной информации устанавливается соответствие (несоответствие) проверяемого объекта (процесса).
5.4.3 Заключительное совещание проводит старший аудитор (руководитель группы) с целью ознакомления руководителя проверяемого подразделения или процесса с результатами аудита.
5.5 Составление отчета по внутреннему аудиту.
По результатам внутреннего аудита старший аудитор составляет отчет (Приложение Е) который регистрируется в журнале отчетов и планов корректирующих и предупреждающих действий (Приложение Ж). Отчет должен содержать:
- область аудита (подразделение или процесс);
- состав группы по внутреннему аудиту;
- дату проверки;
- критерии аудита;
- результаты (наблюдения: соответствие/несоответствие, при необходимости рекомендации на улучшение деятельности);
- заключение (необходимость проведения повторного аудита);
- итоговую оценку.
5.5.1 Итоговая оценки аудита:
- 3 балла - документация соответствует требованиям процесса и СМК и полностью выполняется, имеются улучшения;
- 2 балла - документация соответствует требованиям процесса и СМК, но выполняется не полностью;
- 1 балл - документация не полностью соответствует требованиям процесса и СМК, и не выполняется;
- 0 баллов - документация не соответствует требованиям процесса и СМК.
Примечание. Оценка проводится на основании наблюдений в ходе аудита и опросного листа п. 5.3.1.
5.5.2 Отчет подписывает старший аудитор, руководитель проверяемого подразделения (процесса). Копия отчета остается у руководителя подразделения (процесса) для разработки корректирующих действий, направленных на устранение обнаруженных несоответствий и причин, вызвавших их по-явление. При отсутствии несоответствий утверждение отчета рассматривается как подтверждение о том, что аудит завершился. Все записи по окончании внутренней проверки старший аудитор представляет директору по технологии и качеству (представителю высшего руководства в области качества) для анализа и хранения.
5.6 Разработка корректирующих действий.
5.6.1 Руководитель проверяемого подразделения (процесса) анализирует обнаруженные несоответствия и наблюдения, отмеченные в отчете, разрабатывает план корректирующих/предупреждающих действий (Приложение И). План корректирующих/предупреждающих действий подписывает руководитель проверяемого подразделения, старший аудитор, руководители подразделений, задействованные в выполнении данного плана, и утверждает директор по принадлежности.
5.6.2 Срок разработки корректирующих действий должен быть не более одной недели со дня предоставления отчета старшим аудитором руководителю проверяемого подразделения (процесса).
5.6.3 Ответственность за реализацию плана корректирующих / предупреждающих действий несет руководитель проверяемого подразделения (процесса).
5.7 Контроль реализации корректирующих действий.
5.7.1 Завершение и результативность корректирующих /предупреждающих действий направленных на устранение несоответствий и их причин проверяет старший аудитор при повторном, при необходимости, аудите. Результаты повторного аудита должны быть зафиксированы в отчете по внутреннему аудиту.
5.7.2 Повторный аудит должен проводиться по истечении сроков выполнения намеченных корректирующих/предупреждающих действий.
5.7.3 По согласованию с главным аудитором проверку устранения замечаний, отмеченных в отчете, допускается проводить в ходе последующего планового аудита, о чем делается отметка в отчете.
5.7.4 В случае не выполнения корректирующих /предупреждающих действий старший аудитор докладывает об этом в письменном виде (Приложение К) главному аудитору для решения вопроса о выявлении причин невыполнения и о переносе сроков.
5.7.5 Случаи повторного невыполнения корректирующих /предупреждающих действий доводятся до сведения генерального директора на ежемесячных совещаниях.
5.7.6 Все спорные вопросы, возникающие в процессе аудита, разрешаются в присутствии главного аудитора по инициативе любой из сторон.
5.8 Анализ результатов внутреннего аудита.
5.8.1 Один раз в год ведущий инженер по СМК обобщает данные по внутреннему аудиту и представляет главному аудитору, который проводит анализ результатов внутреннего аудита для оценки достижения целей и определения возможностей улучшения СМК. Один раз в год на директорате директор по технологии и качеству - представитель высшего руководства в области качества представляет информацию в виде отчета (произвольной формы) на совещании по анализу руководством СМК для выработки и принятия решений по улучшению СМК предприятия.

6 Ответственность и полномочия
6.1 Директор по технологии и качеству - представитель высшего руковод-ства в области качества несёт ответственность за несвоевременное состав-ление программы проведения внутренних проверок (аудитов), непредоставление отчета генеральному директору по выполнению программы внутреннего аудита и результатам проверок.
6.2 Старший аудитор и аудиторы отвечают за подготовку, своевременное проведение внутренних проверок согласно программе аудитов, повторных аудитов, при необходимости, своевременное предоставление отчетов по проведенным проверкам, проверку корректирующих мероприятий, конфиденциальность полученной информации.
6.3 Руководители проверяемых подразделений (процессов) отвечают за обеспечение своевременного проведения внутренних проверок (информирование персонала о предстоящем аудите, создание необходимых условий для проведения аудита). Разработку и выполнение, без излишней отсрочки, коррек-тирующих мероприятий по устранению несоответствий и вызвавших их причин, выявленных в процессе проверки, анализ работы СМК в подчиненных им подразделениях, выполнение решений совещаний на уровне генерального директора по анализу руководством СМК предприятия.
6.4 Контроль за соблюдением требований стандарта возлагается на директора по технологии и качеству - представителя высшего руководства в области качества.
7 Сопутствующие документы
7.1 Все документы по внутренним проверкам хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии в ОТК и у руководителя проверяемого подразделения (процесса);
7.2 Срок хранения записей по данной процедуре не менее 5-ти лет.

8 Порядок внесения изменений
8.1 Процедура внесения изменений в данный стандарт регламентируется
МИ СМК ____.

Ведущий инженер по СМК

Согласовано:

Представитель высшего руководства
в области качества

Зам.директора по качеству -
начальник ОТК

Начальник юридического отдела

Приложение А
(справочное)
Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов

Квалификация (знания):
-наличие высшего или среднего специального образования;
-знание основополагающих нормативных документов (в т.ч. ISO 9001 и ISO 19011);
-знание документации системы менеджмента качества (СМК) предприятия;
-знание принципов, методов и организации проведения проверок СМК по ISO 19011;
-знание статистических методов управления качеством.
Опыт:
- опыт работы на предприятии не менее 1 года;
- умение работать с документами;
- участие не менее чем в двух проверках, проводимых специалистами, до-пущенными к работе.
Личные качества:
- умение выслушивать собеседника, коммуникабельность;
- объективность и реалистичность;
- умение аналитически и гибко мыслить;
- целеустремленность в улучшении качества;
- умение устно и письменно выражать свои мысли;
- тактичность, лояльность;
- неразглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе про-ведения ВП.

Приложение Б
(справочное)
Ответственность и обязанности старшего аудитора и аудиторов.

Старший аудитор несет ответственность за:
- составление опросного листа (вопросника) (Приложение Д);
- составление "Плана дня аудита" (Приложение Г) (при необходимости);
- проведение всех запланированных этапов по аудиту;
- извещение об аудите проверяемого подразделения;
- составление "Отчета по аудиту";
Старший аудитор обязан:
- разработать "План дня аудита" (при необходимости);
- определить требования к деятельности, связанные с аудитом;
- составлять опросный лист;
- информировать проверяемое подразделение о наличии несоответствий;
- представлять "Отчет по аудиту";
- принимать участие в составлении "Плана корректирующих/ предупреждающих мероприятий";
Аудитор обязан:
- быть объективным;
- не отклоняться от цели аудита;
- не оставлять без внимания любые показания, которые могли бы повлиять на результаты проверки.
Аудитор несет ответственность за:
- ведение записей по аудиту;
- составление "Отчета по аудиту";
- осуществление контроля за выполнением корректирующих мероприятий;
- обеспечение сохранности документов, относящихся к аудиту